预算范围和时间节点
合作启动前，明确预算范围和时间节点是第一步。预算范围帮助服务方了解项目规模，从而设计符合预期的运营或活动方案。时间节点包括项目启动时间、关键里程碑和完成期限，有助于制定切实可行的进度计划。如果预算或时间尚不确定，可先提供大致的区间和期望，后续沟通中逐步细化。提前准备这些信息，能显著提升前期沟通效率。
例如，社区文化中心计划开展年度运营合作，可提供年度总预算范围、每季度活动场次安排、以及重要展览或节庆活动的预期时间。这样，服务方就能围绕这些条件设计服务内容，避免方案与实际情况脱节。若预算灵活，也可注明可调整的空间，以便在后续协商中找到最佳平衡点。
现有活动资源与目标受众画像
现有活动资源包括已合作的艺术家、供应商、媒体等资源清单。整理这些资源，有助于在活动策划中充分利用已有合作基础，减少重复对接成本。同时，明确目标受众画像——即空间主要服务人群的特征、兴趣和行为模式，能让活动内容更精准地吸引目标人群。例如，文创园区的主要受众可能是年轻创意人群，而社区文化中心则更关注家庭和老年人群体。
将这些信息整理成文档或表格，可随需求一同提交。如果资源较多，可优先列出核心合作伙伴和重点合作内容。受众画像可以通过过往活动数据或简单调研获得，即使不够精确，也能为方案设计提供方向。南戴河团队会基于这些信息，匹配适合的艺术家、活动形式和推广渠道。
历史运营数据与空间使用规范
历史运营数据是评估现状和规划未来的重要依据，包括过往客流量、活动参与人数、观众满意度等。这些数据能反映空间运营的实际效果，帮助判断哪些活动形式更受欢迎，哪些方面需要改进。同时，空间使用规范（如开放时间、安全规定、消防要求、场地容量限制等）直接影响活动策划的可行性。提前梳理这些信息，可以避免后续方案不符合实际条件。
例如，如果历史数据显示周末活动参与率高于平日，那么重点活动可安排在周末；如果场地容量有限，则需控制活动规模。空间使用规范中的特殊要求（如噪音限制、搭建规定）也应提前告知，以便设计合规的活动方案。南戴河在制定运营计划时，会结合这些数据和规范，确保方案既有效又可行。
合作联系人与品牌视觉资料
合作联系人信息是沟通顺畅的保障。请明确项目负责人、决策人及联系方式，以便在方案讨论、进度确认和紧急事项时快速对接。如果团队有多位角色参与，可提供各角色的分工和联系方式。此外，品牌视觉资料（如Logo、色彩、字体规范等）有助于在活动宣传物料中保持一致的形象。如果已有品牌手册或视觉规范文件，可直接提供。
这些资料可在初步沟通时一并提交，也可以分阶段提供。例如，先提供联系人和品牌基础信息，后续再补充详细规范。南戴河团队会妥善保管这些资料，仅用于项目相关的设计和使用。确认好这些信息后，即可进入方案制定阶段，合作流程将更加高效。